Was sind die GoBD?
Die GoBD — *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form* — sind die deutschen Regeln für die Verwaltung und Aufbewahrung von Finanzdokumenten in digitaler Form. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben und gelten für jedes in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen.
Im Klartext: Wenn Sie Ihre Bücher elektronisch führen (was fast alle tun), legen die GoBD fest, wie Ihre Buchhaltungssoftware funktionieren muss und welche Pflichten Sie bei einer Betriebsprüfung haben.
Die sieben Grundprinzipien
Die GoBD verlangen, dass Ihre Finanzaufzeichnungen sieben Eigenschaften erfüllen:
- **Vollständigkeit** — jede Geschäftsvorfälle muss ausnahmslos erfasst werden
- **Richtigkeit** — Buchungen müssen den zugrunde liegenden Vorgang korrekt widerspiegeln
- **Zeitgerechtheit** — Aufzeichnungen müssen zeitnah nach dem Vorgang erstellt werden
- **Ordnung** — Aufzeichnungen müssen strukturiert und innerhalb angemessener Zeit abrufbar sein
- **Unveränderbarkeit** — einmal gebucht, dürfen Einträge nicht stillschweigend verändert werden
- **Nachvollziehbarkeit** — jede Änderung muss einen Zeitstempel und eine Benutzeridentität tragen
- **Prüfbarkeit** — Steuerbehörden müssen auf Anfrage auf Daten zugreifen können
Aufbewahrungsfristen für Dokumente
| Dokumentenart | Aufbewahrung |
|---|---|
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Handelsbriefe, Rechnungen, Kontoauszüge | 6 Jahre |
| Buchführungsunterlagen in elektronischer Form | 10 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Das Löschen von Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist stellt einen GoBD-Verstoß dar.
Elektronische Rechnungen und GoBD seit 2025
Seit Januar 2025 sind XRechnung und ZUGFeRD für B2B-Rechnungen an Kunden des öffentlichen Sektors verpflichtend. Ab 2027 erstreckt sich die Pflicht auf alle B2B-Transaktionen. Die GoBD verlangen, dass diese E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen maschinenlesbaren Format gespeichert werden — das Ausdrucken der PDF und das Löschen der XML ist nicht konform.
Die Z1/Z2/Z3-Datenzugriffspflicht
Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, auf Ihre Buchhaltungsdaten in einem von drei Zugriffsebenen zuzugreifen:
- 1**Z1 (unmittelbarer Datenzugriff)** — der Prüfer nutzt Ihr System direkt
- 2**Z2 (mittelbarer Datenzugriff)** — Sie stellen eine Nur-Lese-Ansicht bereit und führen Abfragen auf Anfrage durch
- 3**Z3 (Datenträgerüberlassung)** — Sie exportieren Daten im DATEV- oder GoBD-XML-Format
Die meisten KMU erfüllen diese Anforderung durch DATEV-Export, den Ihr Steuerberater auf Anfrage erstellen kann.
Wie Finovo die GoBD-Anforderungen erfüllt
Finovo ist darauf ausgelegt, die GoBD von Haus aus zu erfüllen:
- 1Jeder Vorgang wird mit einem unveränderlichen Audit-Trail zeitgestempelt
- 2Dokumentenänderungen werden mit Benutzeridentität protokolliert — keine stillen Überschreibungen
- 3Rechnungen werden in ihrem Originalformat gespeichert, einschließlich XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF/A-3
- 4Ein-Klick-DATEV-Export erfüllt Z3-Datenzugriffsanfragen
- 5Daten werden in europäischen Rechenzentren (Frankfurt) für die gesamte Aufbewahrungsdauer gespeichert
Wenn Ihr Finanzamt einen GoBD-Export anfordert, kann Ihr Steuerberater ihn direkt aus Ihrem Finovo-Arbeitsbereich erstellen.