Was ist PAYE?
Pay As You Earn (PAYE) ist das System der HMRC zur Einbehaltung von Einkommensteuer und National-Insurance-Beiträgen aus den Löhnen der Arbeitnehmer vor deren Auszahlung. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, diese Beträge zu berechnen, einzubehalten und im Namen Ihrer Mitarbeiter an die HMRC abzuführen.
Jedes Unternehmen mit mindestens einem Mitarbeiter muss sich als Arbeitgeber bei der HMRC registrieren und PAYE anwenden.
National-Insurance-Beiträge
National Insurance wird sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern geleistet:
- Arbeitnehmer-NIC — werden vom Bruttogehalt einbehalten, bevor der Mitarbeiter sein Nettogehalt erhält
- Arbeitgeber-NIC — zusätzliche Kosten für das Unternehmen, die zum Bruttogehalt des Mitarbeiters hinzukommen
- Class 1A NIC — werden jährlich auf Sachbezüge wie Firmenwagen und private Krankenversicherung entrichtet
Sätze und Schwellenwerte werden jedes April aktualisiert — eine Lohnsoftware muss also aktuell gehalten werden. Das ist einer der Gründe, warum die meisten kleinen Arbeitgeber PAYE über eine dedizierte Lohnsoftware statt manuell abwickeln.
Real Time Information (RTI)
Real Time Information ist das Lohnmeldungssystem der HMRC. Sie müssen bei jeder Gehaltszahlung — am oder vor dem Zahlungstag — ein Full Payment Submission (FPS) an die HMRC übermitteln. Jedes FPS enthält:
- 1Gehaltsdaten und Steuercodes der Mitarbeiter
- 2Kumulierte Jahresverdienste und Abzüge
- 3National-Insurance-Beiträge für jeden Mitarbeiter
Wenn Sie in einem Zeitraum keine Zahlungen leisten, senden Sie stattdessen ein Employer Payment Summary (EPS).
Wichtige Lohnabrechnungsfristen
| Frist | Was zu tun ist |
|---|---|
| Am oder vor dem Zahltag | Full Payment Submission (FPS) an HMRC übermitteln |
| 19. des Folgemonats | PAYE und NIC per Scheck zahlen |
| 22. des Folgemonats | PAYE und NIC elektronisch zahlen |
| 6. Juli | P11D-Formulare für Sachbezüge einreichen |
| 31. Mai | P60s an alle Mitarbeiter ausstellen |
Ein verspätetes FPS löst eine Verspätungsstrafe aus — die Übermittlung muss also am Zahltag selbst erfolgen, nicht beim nächsten Abgleich.
Auto-Enrolment-Rentenpflichten
Wenn Sie mindestens eine Person beschäftigen, müssen Sie berechtigte Mitarbeiter automatisch in eine betriebliche Altersvorsorge einschreiben. Berechtigt sind Mitarbeiter zwischen 22 Jahren und dem Rentenalter, die mehr als 10.000 £ pro Jahr verdienen.
Der Mindest-Arbeitgeberanteil beträgt derzeit 3 % der anrechenbaren Verdienste; Mitarbeiter tragen mindestens 5 % einschließlich Steuervergünstigungen bei.
Wie Finovo in die UK-Lohnabrechnung passt
Finovo führt weder die Lohnberechnung durch noch übermittelt es RTI selbst. Die UK-Lohnabrechnung läuft über eine BrightPay-Synchronisation: BrightPay übernimmt den Lohnlauf, die Brutto-Netto-Berechnung und die FPS-Übermittlung an HMRC — danach übernimmt Finovo:
- 1Gehaltsabrechnungen und Lohnbuchungssätze fließen automatisch in Ihr Hauptbuch zurück
- 2Personalkosten erscheinen ohne erneute Erfassung in Ihrer GuV
- 3Renten- und NI-Buchungen bleiben mit dem zugehörigen Lohnlauf verknüpft
So bleiben Lohnabrechnung und Buchhaltung abgestimmt, ohne monatliches Exportieren und Importieren — Sie behalten ein spezialisiertes Lohntool für die Übermittlung, und Ihre Bücher bleiben aktuell.
Französische und deutsche Lohnintegrationen stehen auf der Roadmap; heute deckt Finovo die französische und deutsche Lohnbuchhaltung ab, führt aber keine lokalen Lohnläufe durch. Sehen Sie in unserem länderübergreifenden Buchhaltungsleitfaden, was ein einziger Arbeitsbereich tatsächlich in allen drei Ländern abdeckt, und starten Sie eine kostenlose Testphase, um Ihre Bücher zu verbinden.